Portrait

Die SECURITAS GmbH document solutions ist eine strategische Geschäftseinheit (SGE) der SECURITAS Sicherheitsdienste Deutschland GmbH & CO. KG und ist auf das Handling sensibler Unterlagen und Dokumente spezialisiert.

 

Wir sind an den Standorten Düsseldorf, München, Frankfurt am Main, Potsdam, Stuttgart, Hof und Langen präsent.

 

Unsere Geschäftsidee besteht darin, unseren Kunden individuelle und komplexe Dienstleistungslösungen rund um das Thema: Dokument anzubieten. Schwerpunkt unseres Handelns liegt dabei auf der kontinuierlichen Gewährleistung der Sicherheit und Vertraulichkeit sensibler Unterlagen und Informationen.

 

Unsere Dienstleistungspalette reicht von der Posteingangsbearbeitung, über den Transport sensibler Unterlagen, die physische und elektronische Archivierung bis zur ordnungsgemäßen Vernichtung von Dokumenten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Auch die Digitalisierung von Akten (z.B. Personalakten, Kreditakten usw.) und die elektronische Bearbeitung von Eingangsrechnungen zählen heute zu unserem Leistungsspektrum.

 

Durch die sinnvolle Verknüpfung der Teilbereiche:

 

Kurierlogistik

Mailservice

Archiv-Management und

Datenträger-Management

 

gelingt es uns, personelle und logistische Synergien zu schaffen und diese entsprechend zu nutzen. Unsere Kunden partizipieren von diesen Ergebnissen in Form günstiger Konditionen.

 

Heute beschäftigen wir an den oben genannten Standorten ca. 270 Mitarbeiter. Unsere Kurierflotte verfügt derzeit bundesweit über 115 Fahrzeuge.

 

In unseren Archiven betreiben wir aktuell ca. 130.000 laufende Aktenmeter von zahlreichen Kunden. Es handelt sich dabei überwiegend um „lebende“ Unterlagen wie z.B. Personalakten oder Kreditakten.

 

Zu unserer Kundenklientel gehören neben namhaften deutschen Großbanken, Sparkassen, Versicherungen, Krankenkassen, Universitäten auch Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und Insolvenzverwalter.

 

 

Kurierservice

 

Die SECURITAS GmbH document solutions bietet Ihren Kunden im Bundesgebiet Belegtransport-/Kurierdienstleistungen an. Mit einem eigenen Fuhrpark und modernsten Tourenplanungsprogrammen stellen wir eine dauerhaft zuverlässige und kostenoptimale Ver- und Entsorgung unserer Kunden mit Beleggut sicher - regional und überregional.

 

• Ver- und Entsorgung mit externer und interner Post, Unterlagen und Beleggut
• Einsatz modernster Kommunikations- und Planungstechnik
• Regionale und überregionale Logistik
• Allnächtliche Verbundtouren
• Flexible Prozess-Anpassung bei Veränderungen

 

 

Mailservice

 

Unsere Mitarbeiter übernehmen im Auftrag des Kunden ganz oder teilweise alle Dienstleistungen rund um die interne und externe Postverteilung und –bearbeitung.

 

• Entgegennahme, Bearbeitung und Feinsortierung der Eingangspost
• Kuvertieren, Frankieren und fristgerechtes Bereitstellen der Ausgangspost
• Bearbeitung von Einschreiben, Wertpapierabrechnungen, Zahlungsbelegen, Kontoauszügen u.a. interner Dokumente
• Verteilung der internen Hauspost (physisch) durch Botendienste und nach Verteilerschlüssel
• Eingangspostdigitalisierung
• Bereitstellung und Verteilung von Büromaterialien und Publikationen aller Art sowie Druck-, Kopier- und Scan-Service nach Wunsch

 

Vorteile

 

• Kunde kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren
• Kurzfristig realisierbar
• Prozeßoptimierung wird auf einen externen Dienstleister verlagert
• Langfristiges, dauerhaftes Einsparpotential / Ergebnis
• Flexibler Personalersatz im Falle von Krankheit und Urlaub ohne starre Personalvorhaltekosten
• Möglichkeit der Personalumsetzung in andere Dienstleistungsbereiche

 

 

Archivmanagement

 

SECURITAS GmbH document solutions bietet für Unternehmen mit dem Archivmanagement eine Lösung, die Archivierung von Akten, Belegen, Dokumenten und Datenträgern auszulagern, rechts- und revisionssicher verwalten zu lassen.

 

• Einlagerung von Einzelbelegen, Vorgängen, Akten, Kartons, Paletten
• Ständig Zuführung und Ablage
• Kundenspezifische Sortkriterien
• Zustellung per Fax, E-Mail, Post, Kurier
• Zustellung einer Akte in max. 24 Stunden
• Zugriff und Lieferung 24 Std. an 365 Tagen
• Einsatz modernster Gefahrenmeldetechnik
• EDV-gestützte Verwaltung
• Vernichtung gemäß BDSG
• Digitalisierung von Akten und Dokumenten

 

 

Datenträgermanagement

 

SECURITAS GmbH document solutions betreibt mit SECURITAS DataSafe® eine Dienstleistung, mit der das Risiko verlorener Daten durch eine sichere Datenträgerlagerung minimiert werden kann.

 

• Datenträgerlagerung, -handling, DataKurier
• Escrow-Service
• Umkopieren auf langzeitlagerungsfähige Datenträger (WORM)
• Europaweite Desaster Recovery-Transporte
• Betrieb von Back-Up-Archiven beim Kunden
• First Level Support
• Business on Demand

 

 

Bankenservice

 

SECURITAS document solutions bietet mit dem Bankenservice die Möglichkeit, Banken und Sparkassen in Front- und Back-Officebereiche von der Beantwortung eingehender Fragen zu entlasten.

 

Bankenservice - Der Dienstleistungsumfang

 

• Nachforschungen von Stamm- und Bewegungsdaten für alle Kundensegmente In- und ausländischer Zahlungsverkehr, Recherchen von Steuer- und Zinspositionen, Recherchen zu Wertpapiergeschäften und Depotbeständen
• Qualitäts- und Vollständigkeitsprüfung innerhalb der kompletten Produktpalette einer Bank, zur dauerhaften Risikominimierung und nachhaltigen Qualitätssteigerung
• Verwaltung von lebenden Dokumenten / Vorgängen von Kunden und internen Bereichen
• Aktive Zuarbeit bei internen und externen Prüfungen
• Nachforschungen in beleghaften Unterlagen, auf Mikrofilmen / –Fichen und im Datenarchiv
• Durchführung von Datenbankrecherchen in Bereichen wie der Adressnachforschung, Registereinsicht und Richtwertdaten

 

Die Dienstleistungspalette wird je Mandant individuell zugeschnitten und mit fest definierten Servicelevels untermauert.